De Sorteercentra Brieven deel 2 

Juni 1995

In de distributiewereld dringt nu duidelijk door dat daar veel gaat veranderen. Werk verdwijnt al naar de ekpn waar straks een sorteercentrum komt, de voorsortering verdwijnt, evenals de streekpostverwerking. Ook moet al geanticipeerd worden op de komst van de pakketpostsorteercentra. De dagverwerking op de vca wordt minder door meer automatische sortering. De sorteercentra gaan de post voor de postbussen, zakelijke wijken en particuliere wijken na elkaar verwerken.  Dat aandeel voor particuliere wijken wordt ongeveer 50%, dat deel komt dus straks later en dat betekent dat alle diensten op een bestelkantoor onder de loep moeten worden genomen. De rayonmanagers hebben meer zorgen aan hun hoofd. De handmatige GOBAL-administratie vervalt, de omroepgidsen hoeven niet meer bezorgd te worden en ook de pakketpost verwerking verandert. Intensief wordt naar de gevolgen voor de personeelsplanning gekeken.

December 1995

Er is een voorstel voor de organisatiestructuur van de sorteercentra. De manager krijgt een platte organisatie onder zich, 5 bedrijfsleiders, werkend in continudiensten, want het is een 24-uurs bedrijf. Die gaan 25 tot 50 productieleiders aansturen en die sturen weer 1000 tot 2000 medewerkers aan. Ook komt in de organisatie een Service Centrum. De manager heeft tot taak samen met de rayonmanagers en de manager Transport de keten te optimaliseren. Begin 1996 zal de OR van de BU Brieven advies uitbrengen. Per groep van 12 tot 20 mensen zal teamgericht werken worden ingevoerd, gezamenlijk heeft men de verantwoordelijkheid voor het eigen stukje productieproces. De productieleider coacht. In het Service Centrum wordt de verantwoordelijkheid voor de productieplanning en -registratie neergelegd. Het ekp Den Haag is proeflocatie voor deze structuur. Een geïnterviewde is toch nog wel een beetje huiverig. Straks zijn alle systemen nieuw en wie weet hoe veel werk dat allemaal oplevert?

Februari 1996

Zes ekp-directeuren worden benoemd tot manager sorteercentrum.

Maart 1996

In de Briefpost 2000 wereld verandert zo veel dat het blad een verklarende woordenlijst opneemt waarbij oude en nieuwe begrippen naast elkaar worden gezet.

April 1996

In de toelichting bij de excellente jaarcijfers maakt financieel directeur Dirk Schermerhorn melding van het feit dat er eind 1995 heel wat palen de grond in gingen, voor vijf sorteercentra brieven en drie voor sorteercentra pakketten. Briefpost 2000 ligt op schema.

Oktober 1996

Maar liefst twee artikelen. Een overzichtsartikel met daarin de aankondiging dat in december 1996 Nieuwegein bouwkundig wordt opgeleverd, in april of mei 1997 volgt de ingebruikname. Januari 1997 volgt de bouwkundige oplevering van Zwolle, Amsterdam in februari, Leidschendam in maart, Rotterdam in juni en Den Bosch in het najaar. Een plaatselijke milieuvereniging slaagde er in de aanvang van de bouw in Den Bosch te vertragen. KPN Vastgoed meldt dat de bouw prima verloopt. Het flexibele concept maakte, waar nodig, aanpassingen mogelijk. Licht, lucht en ruimte in het concept stralen vriendelijkheid uit. Ballast-Nedam doet de bouw, Imtech de elektronische installaties en Wolter & Dros het werktuigbouwkundige deel. De locatie bevinden zich dichtbij de op- en afritten van snelwegen, vanwege lagere grondprijzen en het afscheid van de trein. Alle vijf nieuwe gebouwen tellen slechts één bouwlaag en hebben dezelfde indeling. De oppervlakte verschilt wel, het verschil tussen de grootste en de kleinste is 8000 m2. Samen meten ze 150.000 m2.

Het twee artikel is weer een interview met projectleider Joop ten Dam (46). Hij legt uit dat de kraamkamer van Biefpost 2000 bij de afdeling Exploitatie Postverkeer in Den Haag lag. Ongestructureerde ideeën waren er genoeg, maar een lange termijn visie ontbrak. Het brainstormen duurde een jaar. Nu is Joop hoofd van de processtaf waarin project- en staande organisatie samenkomen. Veel problemen worden opgelost in informeel overleg. Joop doet zijn best, lost problemen op en ligt nergens wakker van. Hij beseft wel dat hij met zijn plan de levens van veel mensen opschudt, alleen al 8000 taken verdwijnen, maar dan zijn we ook het modernste postbedrijf ter wereld. Nog twee jaar te gaan!

November 1996

We zitten in de fase dat duidelijk moet worden wat dit allemaal voor de klant gaat betekenen. Hiervoor is een afzonderlijke projectorganisatie in het leven geroepen. Klant effecten zijn er op het gebied van tarieven, kortingen, collectie en distributie. Kortingen moeten gaan passen bij de kostenstructuur van Post. Het gebruik van KIX-codes door klanten wordt gestimuleerd. Op de ekp-locaties of in de buurt daarvan blijven business-balies.  Brengritten voor half 8 vervallen, postbuscorrespondentie is vanaf half 8 beschikbaar. Postbezorging in particuliere wijken kan soms meer dan drie kwartier naar achteren. De flexibiliteit van de organisatie wordt  minder, “overservice” kan niet meer. Het standaardtarief is voor ongesorteerde partijen.

Maart 1997

De jaarcijfers over 1996 zijn uitstekend. Het brievenverkeer daalt tegen de verwachtingen in nog steeds niet.

Juni 1997

Directeur Sortering & Transport Chris Spanjaard wordt geïnterviewd.  Alles verandert. Er is nu ook een nieuwe Sorteercentrum voor Aangetekenden (voormalig ekp Arnhem), er zijn nieuwe informatiesystemen en de nieuwe Transportorganisatie werkt.

Oktober 1997

“Briefpost 2000: zware laatste loodjes”, zo luidt de kop boven een duo interview met Joop ten Dam en Alie Noordbruis, projectleider commerciële implementatie. Een tegenvaller was dat het dak van het nieuwe sorteercentrum in Amsterdam instortte, door een menselijke fout. Het ekp in Haarlem zal wat langer open blijven om de vertraging op te vangen. Verder waren er weinig kinderziektes in de gebouwen. Erger is het dat de sorteermachines klein nog maar 24.000 stuks per uur halen, dat moet naar 30.000. Bij de proefopstelling sorteermachine groot in Rotterdam wordt de snelheid van 17.000 stuks per uur ook nog niet gehaald.  Lastig zijn vooral de stukken die met plastic geseald zijn. Joop veracht toch medio 1998 de eerste machines groot in gebruik te nemen.

In de maanden juni en juli was er een grote dip in de sorteer- en overkomst kwaliteit. Dat had te maken met de sorteermachines, maar ook de overstap van trein naar auto was zeer onwennig. Mensen hebben tijd nodig om te wennen. Ook was de zomer veel drukker dan verwacht. Door extra controles en het beschikbaar houden van reservecapaciteit in de ekpn die gaan sluiten moeten problemen voorkomen worden.

Om de klanten tijdig te kunnen informeren is er nu een calamiteiten communicatieplan. Klanten moeten ook zich er bewust van worden dat er niet meer gesjoemeld kan worden met aanlevertijden. Dit jaar komt er duidelijkheid over de tarieven.

April 1998

PTT Post is er uit: er is een nieuwe tarieven- en kortingen structuur voor partijenpost. Vrijwel alle partijen worden er beter van lezen we. Wederom wordt herhaald dat partijen niet meer gesorteerd aangeleverd hoeven te worden. Voor ongesorteerd gaat het lagere voormalige gesorteerd tarief gleden. Voor de KIX -streepjescode met adresgegevens-  krijgt men korting en ook vroeg aanleveren is lucratief.

Mei 1998

Ingrijpend in deze reorganisatie zijn de personele consequenties. Geen gedwongen ontslagen was een uitgangspunt. Maar in een groot gebied als het noorden en het oosten is dat lastig te realiseren. De afstanden zijn daar groot en Zwolle dus ver voor velen. Albert Rodenboog, manager in Zwolle legt uit hoe het met maatwerk, passen en meten dit probleem oplost. Andere organisatieonderdelen, maar ook de Postbank, helpen met oplossingen. In Zwolle daarentegen moest een personeelstekort opgelost worden. Busjes rijden van Groningen een Leeuwarden naar Zwolle. Soms lukte het zelfs nog teams die graag bij elkaar bleven bij elkaar te houden. In Leidschendam was het weer complex om de medewerkers te plaatsen op de gewenste uren.

Inmiddels zijn er van de 6200 fte’s begin 1993 er nog maar 3600 over, maar dat komt ook door de verzelfstandiging van bijvoorbeeld catering en beveiliging. Er zijn 5400 plaatsen benodigd, het tekort wordt nu opgevangen door tijdelijke en flexkrachten. In 2000 zullen er bij benadering 4500 fte benodigd zijn. Snel  en duidelijk communiceren met je mensen is essentieel.

Augustus 1998

In het eerste halfjaar was er 7% meer verkeer. Dat viel samen met een hoogtepunt van de reorganisatie. De overkomst duur stond sterk onder druk (noot: managementspeak voor het inzakken van de kwaliteit). Met name was dat bij de “losse post” die via brievenbus, postkantoor of businessbalie werd aangeboden. Waar 95% normaal binnen 24 uur werd bezorgd, zakt dat nu soms naar 90%. Piet Drapers, directeur Sortering & Trasport legt uit dat dit niet structureel is. De verhuizing levert meer problemen op dan verwacht, kinderziektes met de machines, 10.000 mensen die van werkplek veranderen en voor een groot deel een nieuwe relatie met nieuwe machines moeten opbouwen. Dat vraagt een leerproces. In het najaar, zo stelt hij, halen we weer de 95%. En ja een groter deel dan verwacht gaat dan nog door de handsortering. Maar de grotere hoeveelheid post vraagt wel aanpassingen. De nieuwe sorteercentra worden uitgebreid met de oude machines, nieuwe hebben een  levertijd van een jaar. Die passen er trouwens ook nu niet bij. Fraai is het allemaal niet. Personeelstekorten in Nieuwegein, Den Bosch en Zwolle droegen bij aan de problemen. Vooruitkijkend naar de kerstperiode is besloten de streekpost nog op de voorsorteercentra handmatig te sorteren. Voor rouwbrieven worden speciale maatregelen genomen.

September 1998

Er is een besluitenmap gemaakt voor alle betrokkenen waarin alle commerciële besluiten op een rijtje worden gezet. De map wordt voor alle medewerkers (accountmanagers, medewerkers Klantenservice, business-balies en vestigingsmanagers) vertaalt in een Handwijzer Briefpost 2000. Op 1 januari 1999 gaat het allemaal in.