De Sorteercentra Brieven deel 1

Kort na de afronding van het project dat leidde tot de vorming van de 12 Expeditieknooppunten in de 12 postdistricten op het einde van de jaren 80 kwam de vraag naar voren of dit nu structuur was waarmee Post de 21e eeuw mee wilde binnengaan. Was dit de optimale efficiency die past bij het te privatiseren staatsbedrijf? Welke mogelijkheden tot verdere automatisering werden ontwikkeld? En was het huwelijk tussen Post en de NS nog wel zo goed als het ooit was? Een verkeersdaling werd toen ook al verwacht.  In klein comité werden er plannen ontwikkeld. Zoals elders op deze website beschreven leidde dit tot een campagne waarin media en eigen personeel gelijktijdig werden geïnformeerd. Op deze pagina's nemen we stapsgewijze de stappen door die genomen werden in het project dat gaandeweg Briefpost 2000 ging heten. Dit doen we aan de hand van het Management Journaal van PTT Post (later TPG Post en TNT Post), het blad waarin voor de komst van een intranet het brede management van Post werd bijgepraat over actuele ontwikkelingen. Op deze pagina wordt de periode 1991-1995 beschreven.

Een kaartje met daarop aangegeven de Expeditieknooppunten en de verbindingen tussen de knooppunten (bron: Post, folder bij opening ekp Sittard)

Het Masterplan uit december 1992

De beschrijving van het verwerkingsproces

2 september 1991

Door de automatisering kan straks alle post op de laatste twee cijfers gesorteerd worden door de machines. Dat is op het niveau van het deelvoorsorteergebied. Een reorganisatie van het voorsorteer en distributienetwerk is nodig.

30 november 1991

In een klein berichtje wordt aangekondigd dat er een proef komt met een postcodekader in Den haag. Als die lukt, kan de ALIMA (automatische lees- en indexeermachine) ook handgeschreven post lezen en indexeren en kan die daarna automatische gesorteerd worden. Op 1 april 1992 lezen we dat de proef geslaagd is. De bedoelingen van Post zijn duidelijk.

23 juni 1992

Een extra editie. “Alle briefpostsortering volledig machinaal op bestelloop”. De directie stuurt een adviesaanvraag naar de GOR, het management is inmiddels getraind om de boodschap aan de medewerkers te brengen. Het gebruik van het ekp-netwerk wordt herzien en er wordt meer automatische sorteercapaciteit ingezet. Er komen zes sorteercentra die dan nog hubs worden genoemd. Technologische ontwikkelingen maken het mogelijk en de concurrentiekracht moet op peil blijven. Een projectgroep heeft e.e.a. doorgelicht. Op 1 januari 1993 starten de activiteiten. Het bedrijf heeft bij de totstandkoming van het plan ook afgewogen dat machinekosten dalen en loonkosten blijven stijgen.
Er zijn investeringen nodig in machines (465 miljoen gulden), gebouwen (730 miljoen gulden) en projectkosten (160 miljoen gulden). Jaarlijks zal 330 miljoen gulden bespaard worden. Het aantal voltijdwerkers bij de verwerking van briefpost zal met 5.150 afnemen tot 23.700.

Nu sorteert Post 25% van de briefpost machinaal, dat wordt straks 98%.  De voorsortering en de codehandsortering op de voorsorteercentra zullen verdwijnen, klanten kunnen hun post die ze gesorteerd aanleverden (44% van het totaal)  dan ongesorteerd aanleveren. Er komen machines voor de standaardpost en voor de niet-standaardpost (de laatste na 1996).

De project groep heeft uitgerekend dat zes hubs het optimum is als we de kwaliteitskaders willen handhaven en een optimum willen van huisvestings-, machine- en transportkosten. Amsterdam, Utrecht, Den Bosch, Rotterdam, Zwolle en Den Haag  worden de nieuwe vestigingsplaatsen. De ekpn hebben nu al hoge exploitatiekosten, nieuwbouw en een eenvoudige standaardbouwwijze zullen gaan zorgen voor een kostendaling. Doordat er op de vca geen voorsortering meer plaats vindt kan 150.000 m2 bespaard worden. In Zwolle en Den Bosch komt in elk geval nieuwbouw, het in aanbouw zijnde ekp in Rotterdam wordt uitgebreid. Er moet nog even gekeken worden of de bestaande ekpn in Amsterdam, Utrecht en Den Haag in dit nieuwe plan nog iets kunnen betekenen. Er komt een personeelsstop, met natuurlijk verloop kan veel overcompleet worden opgevangen, aan vervangende werkgelegenheid wordt gedacht.

29 oktober 1992

De kop op de voorpagina luidt: “Projectorganisatie legt basis sorteerbedrijf van de toekomst”. Binnenkort wordt het advies van de GOR verwacht. Joop ten Dam is projectleider van de projectorganisatie en denkt slagvaardig van start te kunnen bij een positief advies. Hij is al bezig met een gedetailleerde planning. GOR en management vinden het van belang dat de effecten per huidige organisatorische eenheid zichtbaar worden gemaakt. Bij deze inventarisatie werken alle partijen goed samen. In 1998 moet het nieuwe sorteerbedrjjf zijn ingericht. In een Masterplan zullen de prioriteiten beschreven worden. Volgend jaar al wil Joop met de bouw beginnen. Maar eerst het procesontwerp en nadenken over de in- en externe communicatie. Daarbij noemt hij bijvoorbeeld de vereniging van enveloppenfabrikanten en grote klanten als de Postbank, die ook een eigen automatisering traject volgen. Afstemming is nodig. Steeds meer wordt duidelijk dat alles met alles te maken heeft. Maar de projectorganisatie heeft duidelijke doelen. Pas als een nieuw sorteercentrum draait, wordt het overgedragen aan de staande organisatie. Amsterdam, Utrecht en Den Haag kunnen misschien nog in de bestaande panden worden gehuisvest…..

Links: Het Management Journaal met breaking news op 23 juni 1992

Boven: Het expeditieknooppunt aan de Oosterdokskade in Amsterdam. Nog even werd getwijfeld of het nieuwe hub hier ondergebracht kon worden.

15 maart 1993

Algemeen directeur Scheepbouwer spreekt zich uit over het Strategisch Plan. “De kwaliteit moet omhoog en de kosten omlaag”. De tijd van automatische groei is voorbij. De samenhang met reorganisaties wordt duidelijk gemaakt. Ook de tijd van (winstgevende) concessies gaat voorbij. De markt wordt harder. Verderop in het blad constateren we dat de naam van het project gewijzigd is; het is nu Briefpost 2000. Der GOR heeft inmiddels alle gevraagde informatie gehad. Met PTT Vastgoed wordt intensief naar de huisvesting gekeken. Intensief worden nu ook de veranderingen bij het vervoer in kaart gebracht. Elke regio heeft inmiddels een veranderingsmanager die onder leiding van een deelprojectleider implementatie staat. Op verzoek van de GOR is de situatie met zeven hubs doorgerekend. Maar dat wordt  ‘m niet. De effecten per RVE op de werkgelegenheid worden bekend. In april 1993 wordt bekend gemaakt dat de nieuwe hubs als één organisatie aangestuurd worden. Postvervoer wordt gesplitst in drie BU’s. De BU Brieven (de grootste en eigenaar van het netwerk), splitst Sortering (6 hubs) en Distributie (uiteindelijk 27 rayons).  Redenen: kwaliteit en kosten focus, standaardisatie, gespecialiseerde staven en makkelijker implementatie. De bestuurlijke laag Regio is op 1 januari 1995 verleden tijd.

28 mei 1993

Vermoedelijk is ergens in de voorafgaand periode het besluit genomen dat Post afscheid wil nemen van de trein voor het verkeer tussen de hubs. Een klein berichtje vertelt dat voor een aantal trajecten en uren bepaalde treinen vervallen. De vrachtauto neemt het over.

28 juni 1993

Op 28 mei bracht de GOR een advies uit. Nu is het besluit echt gevallen. Briefpost 2000 gaat door. Met ieders hulp verwacht de heer Scheepbouwer het plan tot een goed einde te brengen. De Sociale Begeleidings Regeling is van toepassing voor de herplaatsings- en overcompleet-procedures. De GOR wilde de operatie rekken tot 2003, maar dat advies werd niet overgenomen. De kosten worden geraamd op 1352 miljoen. Een zevende hub komt er niet. Een nieuwbrief besteedt veel aandacht aan de intentie om gedwongen ontslagen te voorkomen en de arbeidsvoorwaarden. Een detail: post wordt voortaan in bakken aangeleverd. Dat betekent een langzaam afscheid van de postzakken. We zien ze later terugkomen in een mantelpakje van Koningin Maxima en in allerlei hebbedingen. Ander detail: ook de streekpost uit de buslichting zal verwerkt gaan worden op het hub.

27 november 1993

De man die later directeur Sortering zal worden, Piet Drapers geeft een interview. Hij benadrukt dat de bestuurlijke reorganisatie de invoer van Briefpost 2000 makkelijker zal maken.

Schematisch zien we in het Masterplan de stroomschema's van Voorbewerken, de ontvangstsortering en de verzendsortering.

Zo wordt het binnenlandse netwerk, de verbindingen tussen de hubs worden nu per auto afgelegd.

De laatste posttrein reed op 16 mei 1997.

Bron: Treinenweb, foto T. van der Meer

 

Februari 1994

Projectleider Joop ten Dam geeft een tussenstand. Er is een programma van eisen voor de nieuwe machines en er wordt al onderhandeld met leveranciers. Voor de standaardmachines zijn er 50 nodig, samen een investering van 100 miljoen. Ze zijn 52 meter lang. In Rotterdam komt een proefopstelling in 1995 (in het oude ekp) , bij zo’n machine vervangen 220 stapelaars de huidige vakken.  De niet standaard machines zijn complexer, de bestaande machines voldoen nog niet aan de eisen. Dat wordt wel 1998 voor die allemaal geïnstalleerd zijn.

Interessant is dat hardware en software van de machines geschieden worden. Problemen zijn er met de adresherkenningssoftware. In een “codeerpool” wordt alle software opgesloten. Makkelijk te updaten zonder weer aan de hardware te moeten sleutelen.

Met zes gemeentes worden onderhandelingen gevoerd over de aankoop van grond. Per hub is 40.000 tot 65.000 m2 nodig. Lastig, in Den Haag lukt het al niet (het plan voor verbouwen van EKP Den Haag is blijkbaar al gesneuveld, net als de eerdere voorzichtige overweging om eventueel bij stations te blijven). Joop kijkt nu in Leidschendam. Zwolle gaat lukken. Utrecht en Den Bosch is lastig. In Amsterdam wordt nog getwijfeld of er nieuwbouw in Sloterdijk nodig is of dat men in het EKP blijft.

Dat is allemaal lastiger dan verwacht. Procedures vergen veel tijd. Hard wordt gewerkt aan het pve voor de gebouwen, als dat af is gaat het naar een ontwerpteam.

Juni 1994

Nieuws: Er is een plaatsingsprocedure afgesproken.

Juli 1994

KPN is naar de beurs gegaan. Communicatie moet nu nog veel zorgvuldiger. Het management Journaal besteedt aandacht aan de effecten op de vca. Op 6 november wordt de post uit de buslichting van zondag automatisch gesorteerd, ook wordt waar mogelijk de streekpostsortering al overgeheveld naar de ekpn. Ook wordt de post voor bepaalde vca overgeheveld naar de ekpn in plaatsen waar straks een hub komt. In de ekpn probeert men al zoveel mogelijk op loop te sorteren.”Hubteams” o.l.v de directeur sortering, bestaande uit de ekp-directeuren in een bepaald gebied, nemen als lijnorganisatie de verantwoordelijkheid voor de implementatie. Het concept van turnkey oplevering door de projectorganisatie is blijkbaar verdwenen; de projectorganisatie maakt draaiboeken. Zorgvuldig kijken de hubteams naar kosten, proceskwaliteit en de personele situatie. Al enige tijd is een personeelsstop effectief.

Landelijk moet wel de volgtijdelijke ontvangstsortering van de eerste en de tweede tranche gecoördineerd worden. Die is immers afhankelijk van de verzendsortering. De eerste effecten voor klanten worden zichtbaar. Aan hun wordt gevraagd 48-uurs post aan te leveren op de plekken waar een hub komt. Dat vult de leegloop overdag op.

Technisch zijn er vorderingen. In het najaar worden alle OVISsen en ALIMA’s uitgerust met handschriftherkenners en/of verbeterde herkenners voor machineschrift.  Zo stijgt het aantal adressen dat automatisch kan worden gelezen aanzienlijk.. Voor de locaties Amsterdam, Nieuwegein en Leidschendam zijn inmiddels adviesaanvragen ingediend. Duidelijk derhalve dat aanpassing van de bestaande gebouwen geen optie is. Nergens lezen we iets over een expliciet besluit dat Post van de trein af gaat. Maar dat is in de loop van dit traject duidelijk geworden.

Februari 1995

In april 1995 gaat in Nieuwegein de eerste paal de grond in vertelt Joop ten Dam in een interview. Negen aannemers en dertien installatiebedrijven buigen zich over het bestek en de tekeningen die PTT Vastgoed maakte. Op 1 maart is de aanbesteding. Nieuwegein heeft de voorbeeldfunctie, alles mag daarna immers nog vier keer herhaald worden. In oktober 1996 moet het pand opgeleverd worden en kan Alcatel de standaardsorteermachines leveren. Die machines zijn ook al in productie. Het oude ekp in Rotterdam wordt de proeffabriek. Joop legt nog eens duidelijk de werking van de codeerpool uit. Dat is de plek waar alle software samenkomt, die voor het lezen van adressen (de handschriftherkenning, videocodering en adressendatabase) zowel als die voor de besturing van het sorteerproces. Een lokaal netwerk verbindt alles met elkaar.  De zes lokale netwerken zijn verbonden in een centraal Remote Control Center. Hier wordt landelijk de procesgang bewaakt en kan er bijgestuurd worden. Zo kunnen grote partijen gedirigeerd worden naar een sorteercentrum dat op dat moment overcapaciteit heeft. AEG maakt dit. Met drie leveranciers wordt nog gesproken over de niet standaardmachines. Het maken van die machines is nog een onbekende tak van sport voor de leveranciers, niet standaard is nu eenmaal niet standard en dus lastig. En dan hebben we het nog niet eens over de machine die de echt onregelmatige busstukken moet verwerken. Joop noemt als voorbeeld filmrolletjes (wie weet nog wat dat zijn?). De belangstelling van medewerkers voor de nieuwe functies wordt nu geïnventariseerd.  De verwachting is dat alle vaste medewerkers een plek krijgen. Complex is het natuurlijk wel omdat iedereen de functie passend moet vinden en de reistijd acceptabel. Omdat de trein wegvalt loopt eerst nu een deeltraject Transport 2000, in mei komt er een voorstel hoe die er uit moet gaan zien. Er wordt niet alleen gekeken naar het transport tussen de sorteercentra maak ook naar het transport van de collectiepunten en naar de distributiepunten, lees de bestelkantoren. Met grote klanten worden gepraat. De foto bij het artikel laat Joop ten Dam met een grote glimlach zien. Een tevreden projectleider.

Maart 1995

De directeur van het ekp Sittard doet verslag van hoe hij de motivatie van zijn mensen en de kwaliteit hoog houdt,terwijl het werk al verdwijnt naar het ekp Den Bosch.

April 1995

Met PTT Post Bedrijfsservices (PPB is de organisatie die bestaat uit de samengevoegde Technische Diensten van de voormalige regio’s) wordt een contract afgesloten voor het onderhoud en de contacten met leveranciers. (Later zal de processtaf sortering deze activiteiten zelf aan gaan sturen.)