Na de rayons: area’s Een nieuwe bestuurlijke indeling

Achtergrond van de reorganisatie

De nieuwe Sorteercentra Brieven waren inmiddels op stoom – al werd gewerkt aan het Sorteerbedrijf van de toekomst o.l.v. Leo Kox. De aandacht moest nu verder uitgaan naar optimalisering van de keten tussen Sorteercentrum en de feitelijke distributie. Er kwam een Masterplan Productie. Onderdeel hiervan was de omschakeling van fulltime postbodes naar parttime postbezorgers. In 2005 was de groei van dit aantal nog niet zo groot, van 5000 naar ongeveer 7500 (M 10/2005), in 2013 zouden dat er 21 tot 23.000 moeten worden. Ook werden er vorderingen geboekt bij het huisnummersorteer project. Op 17 oktober 2005 werd de laatste van 286 huisnummersorteermachines (HSM’s) afgeleverd op de vestiging Elst. Beide ontwikkelingen (HSM en postbezorgers) hebben grote consequenties voor het aantal bestelkantoren. Het deelproject Locatiestructuur keek naar welke kantoren open konden blijven en welke gesloten konden worden. Voorbereidingswerk werd geconcentreerd, depots van waaruit de postbezorgers hun loop startten werden geopend. De bestelkantoren werden overbodig, tussen 2003 en 2005 waren er al 70 gesloten (Management! oktober 2005).

Een andere ontwikkeling was de groei van de BU Pakketservice; door de bouw van afzonderlijke Pakkettensorteercentra en (later) een eigen distributienetwerk viel veel werk weg uit de rayons. In oktober 2005 was al twee derde van de pakkettenstroom van Distributie overgeheveld naar het autonetwerk van Pakketten.

We moeten niet vergeten dat na het jaar 2001 de daling van het brievenverkeer begon – het aantal stuks bestelde briefpost was over zijn hoogtepunt heen. En naar verwachting zou het door de opkomst van internet en email nog wel blijven dalen. De noodzaak van kostenbesparingen werd alleen maar urgenter. Om redenen van optimalisering, professionalisering en kostenbesparingen was er al (vanaf 2000) een beweging op gang gekomen tot centralisatie van de back-office functies in een landelijk opererend FSSC, HRSSC en Klantenservice.

Kortom: genoeg reden om met een nieuw bestuursmodel te startten. In het najaar van 2005 werd voor de area’s en het nieuwe hoofdkantoor van Productie kantoorruimte ingericht.

De start van de BU Productie

De voorbereiding voor de BU was in 2004 al op stoom. In het april 2005 nummer van Management! lezen we dat in april 2004 de eerste managementlaag al benoemd is.

Elke area zou gaan bestaan uit een sorteercentrum en voorbereidingsgebieden (VBG’en). Een VBG bevat meestal een Voorbereidingscentrum en een aantal bestelkantoren. Baas is een VBG-manager; sommige bestelkantoren krijgen een locatiemanager. Het gaat om 180 VBG-managers – hiervoor zouden 280 van de toenmalige vestigingsmanagers in aanmerking komen. Voorjaar 2004 werkten op het hoofdkantoor, in de rayons en op de sorteercentra ca. 2500 medewerkers (staf, ondersteuning en vestigingsmanagers). Voor 800 zou geen plaats meer zijn. Als gevolg van sociale maatregelen was dat aantal in april 2005 al gedaald naar 400.

Al met als was het, naast de projecten die hiervoor genoemd werden, in het jaar 2005 druk. De nieuwe organisatie werd bedacht en ingericht. Er moesten sociale arrangementen bedacht worden, plaatsingsrondes georganiseerd voor staf, ondersteuning, VBG-managers. Benoemingen moesten geregeld worden, kantoren verhuisd, opleidingen georganiseerd. Ook moesten er nieuwe afspraken met Commercie gemaakt worden. En het gewone werk, dagelijks zorg dragen voor de post, ging gewoon door voor de 50.000 medewerkers.  Uit de 27 rayons en zes sorteercentra Brieven kwamen zes area’s voort: Centrum, West, Zuidwest, Noordoost, Zuidoost en Noordwest. Op een foto in Management!  van december 2005 zien we het lachende managementteam onder leiding directeur Productie Pieter Hollander.

De organisatie

De vorm van de organisatie was beslist doordacht te noemen. In februari 2005 verscheen een uitgave met alle organogrammen van de BU Productie. Compleet met functies, aantallen FTE en niveau-indicaties. Voor alle zes area’s exact gespecificeerd. Daarnaast de organogrammen van de BU Productie overall, de HR & Organisatie-centraal, Business Control en Staf Operations, de gemiddelde Area, Secretariaat en ondersteuning, User Management en het International Mail Center (deze laatste eenheid viel onder de BU Productie en vond haar huis in het voormalige Sorteercentrum Leidschendam). Uit de organogrammen kan men afleiden daar veel zaken op area-niveau geregeld waren. Een belangrijke rol hadden de ketenmanagers: Collectie, Sorteren & Voorbereiden (stuurt SC aan) en Bezorgen (stuurt VBG-managers aan).

We laten op deze site een aantal organogrammen zien. Voor het goede begrip: de blauwe vakjes geven de aantallen fte aan, de rode de niveau-indicaties.