PTT - informatievoorziening vanaf 1960 en verder

De PTT was voorheen een Staatsbedrijf en de werknemers hadden de daarbij horende status van ambtenaar. Toen na de oorlog het netwerk weer hersteld was en de dienstuitvoering weer normaal was, veranderde er erg veel in Nederland en zeker ook bij het Staatsbedrijf der PTT. De bevolking groeide snel, de maatschappij veranderde nog sneller. Er ontstonden ook nieuwe mogelijkheden door automatisering. De behoefte aan een betere informatievoorziening groeide sterk. Belangrijke beslissingen over grote investeringen om de groei op te vangen en uit een verlieslatende positie te komen, moesten wel op kwantitatieve en financiële gegevens gebaseerd zijn. Er groeide een web van meetsystemen om grip te krijgen op het bedrijf. Dat had invloed op de bedrijfsvoering. Wie gaat over wat? Het hoofdkantoor of de Postdirectie; de Postdirectie of het district? De PTT leidde vanaf de schoolbanken het eigen hogere kader op. Maar om de informatiesystemen op te zetten en bedrijfsmatig te gaan sturen waren ook andere deskundigheden noodzakelijk. Johan Vroonhof neemt ons mee naar de jaren zestig van de vorige eeuw waarin een informatievoorzieningsbouwwerk voor Post werd opgebouwd .

De zetel van het hoofdbestuur van de PTT aan de Kortenaerkade in Den Haag

Meer oog voor de dienstverlening

Begin jaren 60 van de vorige eeuw werd in de regering en de Tweede Kamer nagedacht over de positie van de PTT.  De PTT was onderdeel van Verkeer en Waterstaat en als zodanig ook altijd gesprekstof bij de jaarlijkse begroting. Van belang hierbij de verwachting dat Nederland een verdere snelle groei zou doormaken, in 2000 of al eerder in 1980 tot 20 miljoen inwoners. Hoe daarop in te spelen? De verwachting was dat voor Telecom veel geld nodig was en dat voor de Posterijen nadere acties nodig waren om de verliezen een keer te beperken of op te heffen. Een probleem: hoe komen wij aan zoveel extra geld en: in wat zou een andere status van PTT daarin kunnen betekenen. Een Commissie o.l.v. professor Goedhart moest hierover adviseren.

Het in 1964 verschenen rapport leidde tot de volgende conclusies: PTT zou toch Staatsbedrijf blijven, maar moest veel aandacht komen aan uitbreiding van de dienstverlening (meer opbrengsten) een veel betere service bieden voor iedereen. Bosboom/Hegener en Berenschot kregen de opdracht de gehele bedrijfsorganisatie van Posterijen door te lichten (zie https://een-postgeschiedenis.jouwweb.nl/reis-door-de-tijd/het-rapport-bosboom-hegener) en tot nieuwe oplossingen te komen, waaronder de hulp van nieuwe middelen. Tegelijk werd op PTT-niveau nagedacht op uitbreiding van service aan onze klanten en het publiek. Commercie was geboren, met voorlichting en betere informatie en mede op basis van de nieuwe werkwijze uitbreiding van de inkomsten. Denk aan reclame maken, nieuwe producten en uitgebreide tarievenboekjes met mogelijke kortingen enzovoort.

Post in de Atlas van Nederland 1967. Bron is de Universiteit van Utrecht. We zien de poststromen tussen de 44 uitgangsgebieden in Nederland. Helaas is de afbeelding niet erg duidelijk.

De vraag naar aantallen

Bij dit alles was het Hoofdkantoor van de PTT (Centrale Directie)  leading met veel inbreng van al haar onderdelen. Post was een belangrijke partner hierin voor haar eigen deel.

Vanuit Commercie en Financiën ontstond er veel vraag naar gegevens over aantallen in allerlei onderverdeling en veel behoefte aan nog niet bestaande vervoersgegevens benodigd voor een nieuwe bedrijfsopzet door BosBoom/Hegener en de hoofddirectie Post

Een belangrijke stap werd hierin gezet in de “zakkentelling” van 1967,  waarin de afdeling Poststatistiek een belangrijke rol speelde in de vaak handmatige verwerking. Daarin ontstond  een landelijk dekkend plaatje over de stromen in Nederland  (hoeveel zakken van Amsterdam naar Zwolle of Maastricht enz. Utrecht was hierbij de spin in het web. Terug te zien in een plaat in de Atlas van Nederland in 1970 (zie https://een-postgeschiedenis.jouwweb.nl/reis-door-de-tijd/postverkeer-in-de-atlas-van-nederland).

De afdeling  Poststatistiek zorgde vanouds vooral voor de gegevens en de oplevering aan belanghebbenden binnen PTT, waaronder ook de makers van Jaarverslagen of CBS.  Daarbij kende het ook een subafdeling Wiskunde en Econometrie. Bij uitstek dus geschikt om oplossingen aan te dragen voor alle nieuwe vragen. Zo ontstond o.a. ook het afrekenen van post

d.m.v. het kilogramtarief, wat voor de klant bijzonder aantrekkelijk was.

Poststatistiek verzamelde al vele decennia verkeersgegevens per kantoor en per product. In de uitvoering werden daar voorheen leggers gebuikt die per kantoor zorgvuldig werden bijgehouden. Al dit materiaal werd op het hoofdkantoor verzameld en bewaard, op papier of microfiche. Rond 1970 was daar ineens ook veel vraag daarnaar omdat directeuren van de vele nieuwe kantoren bij de opening een leuke vergelijking wilde maken met de stand rond 1900. Hier kon dus in voorzien worden.

Het telformulier voor het structuuronderzoek. Alles, alles van het poststuk werd vastgelegd. Gedurende 24 uur was een compleet team onder leiding van de statiestiekambtenaar van een postdistrict in actie.

Op 27 juli 1970 was er aan advies voor de hoofddirecteur FEZ.

Onder: de Instructie

Aanloop naar een structuuronderzoek

Op het hoofdkantoor begonnen nu veel ander afdelingen behoefte te krijgen aan gegevens voor hun nieuwe beleid, zoals vervoersafdelingen (rond Bosboom/Hegener, maar ook commerciële afdelingen voor nieuwe klantafspraken en reclame e.d.). Bijzonder daarbij was ook dat tegelijk de mogelijkheden van procesautomatisering bij Post een nieuwe vlucht nam. O.a. via DNL(het Doctor Neher Laboratorium) en de districten was er al kennis rond mechanisering  van intern vervoer en sortering via de transorma e.d. Maar nu deed ook een nieuw soort automatisering zijn intrede (via adreslezen e.d.) Contact was er o.a. een bedrijf in Houston, wat aangaf welke gegevens er nodig waren .

Daartoe is een project opgezet om in een korte periode daarover informatie te krijgen. In Amsterdam werd uit de te bestellen post een steekproef genomen en daarna werden op papieren ponsconcepten alle gewenste elementen beschreven. Niet alleen lengte, dikte enz, maar ook millimeterafstanden tussen adresregels lettergrootte enz. Om de bestelling tijdig te laten doorgaan werden alle stukken gekopieerd op “ware” grootte. Daartoe werd bij Xerox de enige in Nederland/Europa aanwezige nieuwe apparatuur geleend zodat sommige gegevens later precies gemeten konden worden a.d.h.v. de kopieën. Na een aantal weken verwerkte Poststatistiek ze intern tot één file die door Automatisering Post mee naar Amerika werd genomen. Succes heeft dit niet gehad omdat Nederland teveel soorten post door elkaar behandelde (in Amerika kent men één soort bankbrief voor 200 miljoen gebruikers, dat is eenvoudiger)

Inmiddels kwamen ook meer “aanbieders” in beeld) Het DNL-project “automatisch” letters en cijfers lezen (zie: https://een-postgeschiedenis.jouwweb.nl/reis-door-de-tijd/de-lange-weg-naar-automatische-sortering-deel-1) bleef ondertussen ook doorgaan. Uiteindelijk heeft het ondertussen lopende postcodeproject een belangrijke oplossing geboden, door in het proces de leesnood te beperken tot handmatig invoeren van postcode en huisnummer.

Diepgaand inzicht in de structuur heeft nut

Los hiervan is ook gestart het Structuuronderzoek Bestelde Briefpost (ontwerp 1967), waarvoor een compleet statistisch model werd ontworpen, waarbij af en toe een kantoor werd aangewezen om op papieren ponsconcepten veel dezelfde gegevens te verzamelen  die landelijk konden worden gebruikt. Ook deze gegevens werden binnen Poststatistiek verwerkt.

Nagegaan is daarbij ook of het systeem, naast landelijke gegevens, ook lokale cijfers kon opleveren. Dat bleek vanuit statistisch oogpunt niet haalbaar.

Ik neem aan dat het onderzoek in deze vorm is verdwenen, omdat van iedere brief nu elektronisch gegevens kunnen worden bewaard/gebruikt. Tegelijk zal men nu eveneens benieuwd zijn naar allerlei aspecten van bestelde post.

Toch had het onderzoek al snel ook een bruikbaar resultaat.

 Bij de EKP vorming (later in de tijd ) was er behoefte om inzicht te krijgen in de hoeveelheid post die in de avonduren moest worden verwerkt. Die gegevens waren er niet. Het is gelukt om via een indirecte methode de gegevens te construeren met een zodanige nauwkeurigheid dat men deze informatie accepteerde bij de besluitvorming over het wel of niet realiseren van een EKP gebouw. Bij een van de te vormen EKPn (Groningen) was het "kantje boord" of aan de basisvoorwaarde van minimaal 100.000 stuks los te sorteren stuks per avond werd voldaan. Het ging hier dus om de samenstelling, niet om de omvang van de post

Landelijk werd het verkeer na de oorlog gemeten door maandelijks op de grote centra de losse post (niet door klanten met begeleide aantallen aangevoerd) te tellen en die daarna bij Poststatistiek op te blazen tot een landelijk verkeerscijfers en aan te vullen met de partijenpost. De kwaliteit (slechte telling, zich niet houden aan statistische voorschriften) was niet best, zodat gezocht werd naar andere middelen.

Boven en onder: dagelijks werd van elke loop de inhoud van een vak geteld

Anno 2024 hebben machines het tellen overgenomen

In de jaren tachtig begon men ook in de districten systematisch informatie te verzamelen en te ordenen voor de eigen sturing. Dat leidde tot maandelijkse rapportages. Hier een jaarapportage van het postdistrict Rotterdam

Computerles in 1983

Het bureel poststatistiek maakte niet alleen rapportages over de Nederlandse Post, maar deed ook internationaal bedrijfsvergelijkend onderzoek

Voorbeeld van een sterktestaat. A20 moest gelijk zijn aan B15

BAP-IV vestigde zich in het kader van de spreiding eerst in het Hunzehuis in Groningen, rechts van het spoor. Later aan de Achterweg 1, linksonder. Boven de KPN Borg

Meer gedetailleerde gegevens noodzakelijk

Dit leidde tot de invoering van de Vakkentelling (Onderzoek landelijk bestelde briefpost) . Ook hier was de hulp van statistische methoden noodzaak. Het betekende dat voor alle bestelkantoren, die allemaal over sorteerkasten beschikten om de post te kunnen bestellen, voor iedere kast een telkens wisselend vak werd aangewezen om geteld te worden en daarna via telbriefjes aangeleverd via de afdeling BBS van het postdistrict (later FEC) aan het landelijke programma. Ook hier geldt dat het resultaat afhankelijk is/was van zich houden aan de juiste voorschriften rond de telling. Het was dus gevoelig daarmee, zodat allerlei controles werden uitgevoerd  op de uitkomsten, zowel op uitvoering op kantoor als op het grote model als zodanig. Tegenwoordig zijn  op de sorteercentra  inmiddels geavanceerder systemen in dienst die meer de directe werkelijkheid kunnen benaderen. De nieuwe sorteermachines fotograferen zelfs elk stuk.

Ondertussen bleef er ook veel behoefte aan verkeersgegevens per kantoor (naast een landelijke resultaat). Immers de groei was groot en de werkomvang moest kunnen worden beheerst op meerdere niveaus. Vanouds werd de workload per kantoor vastgesteld door een afdeling van de (landelijke) hoofddirectie Post, die daartoe overal op bezoek ging. Dat paste niet meer vanwege de groei van post, maar ook vanwege nieuwe opvattingen over decentralisatie en eigen verantwoordelijkheid lager in de organisatie. De postdistricten kregen al in 1963 organisatieafdelingen. Arbeidsanalisten van deze afdelingen maakten aan de hand van de lokale tellingen, een geografische  becijfering per kantoor (tot het aantal te betreden traptreden toe). Uitgerekend werd wat de “formatie” mocht zijn. Met de formatie werd bedoeld het aantal arbeidsuren dat standaard in de dagelijkse en wekelijkse dienstroosters werd gezet.

Behoefte aan commerciële informatie

Tenslotte keer ik terug naar de aloude gegevensverwerking bij Poststatistiek1) via de aanbiedingsbriefjes partijenpost en verwerking van frankeermachinestanden enz. Zoals elders al is vermeld is in de 70-er jaren het project PDA opgestart, zowel op de handmatige werking van al aanbiedbriefjes te voorkomen als om gegevens per soort en klant (zie het artikel op deze site over de Post Debieuren Administratie). Zo`n project, zowel qua automatisering als invoering kostte tijd. Maar Commercie kon daar niet op wachten. Daarom werd in aanvulling op de  handmatige verwerking van aanbiedingsbriefjes ook informatie verstrekt over de aanbieders/klanten zelf. Daartoe werden alle aanbieders op naam en soort gesorteerd door Commercie, waarbij men zocht naar de onderlinge relaties. Vraag: welke bedrijven zijn bij Post bekend als meervoudig betaler/klant.2)

We kenden  o.a. port betaald aanbieders die formeel per keer meteen afrekenden met Post. Daarnaast waren er bedrijven die per maand betaalden voor het bedrag dat de frankeermachines opleverde (zoals overal tellerstanden werden behandeld (nieuw bedrag minus oud bedrag is de schuld voor vandaag). Kranten/tijdschriften was al een oud systeem dat bekend stond onder naam: frankering bij abonnement, met een contract waarin er altijd een voorschotstond dat telkens op de kantoren werd verrekend. Voor pakketten/pakjes was er weer een andere afspraak.

Poststatistiek kreeg al bij aanbiedingsgegevens en tellerstanden al ter beschikking en heeft toen op basis van de klanttabel van Commercie per “klant” papieren A3- ponsconcepten ingevuld vanuit de soorten aanbieding waarna ze dus verwerking van papieren door Poststatistiek konden worden benut door Commercie. Overigens bleek (en blijkt dat vermoedelijk nog steeds) dat zo`n overall-klant qua onderdelen nog wel eens wisselt door overnames, naamsverandering enz. Deze werkwijze is vanzelf overbodig geworden bij de verdere invoering van PDA/PDI.

Verbreding en verdieping van de onderzoeken

Andere projecten die toen nog lang  veel handarbeid vroegen, in den lande of op het hoofdkantoor waren:  

            - Statistiek verzonden buitenlandse briefpost, een gegevensverzameling bedoeld  om te weten hoeveel stuks naar het buitenland weren verzonden, naar welke landen, met welke opbrengst e.d. Soms ook nodig voor verrekening met het buitenland. De telling vond plaats op alle kantoren die post uitwisselde met het buitenland.

_ Statistiek uitgereikte antwoordstukken: inwoners konden post sturen naar een antwoordnummer, maar daar moest dan de ontvanger voor betalen (op basis van een contract met Post). In feite moet/moest Post dan zelf bepalen hoeveel de contractklanten moesten betalen a.d.h.v. aantal, gewicht, kortingsafspraak enz. Post is, later, dus ook zelf aanleveraar aan het PDA.

Het bovenstaande toont wel aan dat we niet vanzelf in het computertijdperk zijn beland!

Naschrift

De automatisering ging daarna snel. Toen in de jaren tachtig de PC geïntroduceerd werd, werd snel het systeem sterktestaten (waarmee de kantoren dagelijks verantwoording aflegden over hun ingezette arbeidscapaciteit) geautomatiseerd. Middels een uitwisseling van floppydisks. Een eigen financiële administratie voor Post kwam pas bij de verzelfstandiging van PTT in 1989, maar los daarvan kon Post in de jaren tachtig zelfstandig een eigen, getrapt, sturingskader voor de hoofdirectie, de districten en de kantoren ontwikkelen. Een model dat uitging van enerzijds centrale budgetaanwijzingen, vastgelegde managementcontracten en gestandaardiseerde informatievoorziening met behulp van systemen waarvoor in de jaren zestig de grondslag was gelegd.

Johan Vroonhof 10  september 2024

Noten

  1. Poststatistiek was een afdeling van de Centrale Afdeling Statistiek en Bedrijfseconometrie. Een afdeling op centraal PTT-niveau. Later zijn de activiteiten overgeheveld naar de hoofddirectie. In 1989 werd de directie Bedrijfs Administratie Post gevormd. Alle meetsystemen werden toen ondergebracht bij de afdeling BAP – IV (informatievoorziening).
  2. Voor de ”jeugdige” lezers: bij de aanschaf binnen PTT van een nieuwe computer was beloofd dat al de oude gegevens konden worden overgezet. In de praktijk bleek dat niet. Reden waarom tegen de miljoen ponskaarten uit de kelder moesten worden gehaald, opnieuw ingelezen, opnieuw met wijzigingsprogramma’s worden gedraaid (wijzigingen/correcties stonden op aparte ponskaarten, waarbij het wijzigingsprogramma de oude records moest vervangen door nieuwe.)

 

Hierna nog wat beeldmateriaal passend bij de onderwerp

PTT Post dacht in de jaren tachtig ook structureel na over zijn informatiebeleid.

Nostalgie of nachtmerrie: een telbriefje voor de Statistiek verzonden buitenlandse briefpost

"Besturingsfilosofie PTT Post in hoofdlijnen" verscheen 1987/1988. Uit de doeken werd gedaan hoe Post op basis van een goede informatievoorziening "contractmanagement"kon gaan invoeren.

 

Links: basis voor een managementcontract was een degelijk begrotingsvoorstel