De rayonvorming van  1993-1994 Deel 2

De verzelfstandiging van KPN op 1 januari 1989 creëerde nieuwe mogelijkheden voor Post en Telecom. Belangrijk was het gezicht naar de markt te laten zien. De voormalige PTT was geen ambtelijke dienst meer, geen staatsbedrijf maar twee “echte” bedrijven. Binnen Post kwam in 1992 de vorming van business units in een stroomversnelling. Zo werd er een Business Unit Brieven gevormd. De BU Postkantoren ging op in een joint venture samen met de Postbank. Voor de sorteerprocessen opende zich het perspectief van Briefpost 2000. Het werd tijd om de organisatievorm van Post waarin de vijf regio’s een belangrijke rol speelden onder de loep te nemen. Per 1 januari 1995 gingen binnen het Distributiebedrijf van de BU Brieven de uitgeklede regio’s verder als 27 rayons. In dit verhaal vertellen we hoe dit in zijn werk ging, voornamelijk aan de hand van de artikelen in het Management Journaal Post1). Cursief doen we het verhaal van onze eigen belevenissen in deze reorganisatie. Dit is deel 2.

 

FE Nieuws december 1993 brengt nieuws over de pilots voor de vorming van een Service Centrum. Gea eleveld leidt de pilot in Amsterdam. Ria Schrör de pilot in Zwolle.

MJP december 1993

Waren eerdere berichten informerend en waarschuwend. Nu wordt de berichtgeving dwingender. Rayons moeten 1 januari 1995 operationeel zijn. In 1994 moet de reorganisatie zijn beslag krijgen. Op een foto zien we een bezorgd poserende Jacques de Vilder met Nederland in zijn handen. Door het opheffen van de regio’s en de clustering van taken in de servicecentra verdwijnen 840 teken. Het overleg met de GOR loopt goed. Het gaat er om hoe de medewerkers die overcompleet raken evenwichtig over alle organisatieniveaus worden verdeeld. De hogeren in rang mogen de lageren niet verdringen. Als iedereen zelf ook nog wat om zich heen kijken en beseft dat hij misschien buiten het eigen organisatie onderdeel een plek krijgt verwacht hij dat er weinig gedwongen ontslagen zullen volgen. Positief is dat hij voldoende draagvlak vindt. Hij constateert dat dat de overhead echt omlaag moet en dat deze reorganisatie los staat van alle al eerder in gang gezette reorganisaties die gewoon doorgaan (briefpost 2000, collectiebeleid, alternatieve bestelvormen). Hij denkt hardop na over verschillen tussen grote en kleine vestigingen, hulp voor de rayonmanager in de overgangsperiode. Voor het eerst vertelt hij over een ander effect. BU Brieven beheert het netwerk en zal diensten verrichten voor andere bu’s zoals Pakketten en DM-Lectuurmarkt. Die dienstverlening gaat op basis van verrekening. Een positieve impuls voor kostenverlaging en verhoging kwaliteit.

In hetzelfde nummer staat een verslag over de voortgang van de vorming van servicecentra. In Amsterdam en Zwolle lopen proeven. De heer Kees Klink coördineert deze. Op basis van rapporten van adviseurs en eigen inschatting gaat hij uit van een bemanning van 48 taken in het SC per 1000 taken in het rayon. In Amsterdam heeft men gewoon de 90 medewerkers van zes kantoren bij elkaar gezet. In Zwolle de medewerkers van zeven RVEn. Doel is te onderzoeken of bij elkaar zetten leidt tot de gewenste voordelen: efficiency en professionalisering. Criterium voor plaatsing in een SC dat je voor meer dan 50% taken doet die bij het werkpakket van het SC horen. Kees Klink hamert op de standaardisatie van de werkzaamheden. Een handzaam model voor de overige rayons moet gaan ontstaan. Nieuwe systemen vragen goed opgeleide mensen, Kees Klink twijfelt er aan of iedereen aan de hoge eisen kan voldoen. Woon- werkafstand is straks ook zo’n dingetje.

Guus :Woon-werkafstand is voor mij zeker een dingetje. Almere- Den Haag is 1 uur en 40 minuten. Gustings is tevreden, maar de nieuwe functies zijn wel heel complex, ook bij ITF. Blijkbaar is hij vergeten welke complexe dingen ik al gedaan heb. Maar ik mag solliciteren op de functie van manager Commerciële control, die wordt al vacant gesteld. Dat wordt ‘m niet. In onze straat worden drie buren werkeloos. Word je toch wat onrustig van.

Gerard : Ik woonde destijds in Norg, dat is vrij klein en er werkte geen enkele collega.

Door de vorming van een Rayon 27 in Drenthe wordt er met de grenzen geschoven. Boven de nieuwe kaart uit het jaarverslag in daaronder een overzicht van welke Resultaat Verantwoordelijke Eenheden naar wel rayon gaan.

MJP januari 1994

In dit nummer legt Jef Gustings de organisatie van de nieuwe directie Informatietechnologie en Financiën uit. Ander nieuws is dat de GOR de plaatsingsprocedure hoofdkantoor en business units heeft goedgekeurd. Er kan begonnen worden met de informatievoorziening. Na de definitieve goedkeuring kan direct met de werving worden gestart: de eerste sollicitatieronde. Er worden bijeenkomsten voor alle betrokkenen gestart. Men krijgt een persoonlijke brief waarin staat wat met zijn functie gebeurt en wat de gevolgen zijn. Daarna komen de vacatureboeken voor de nieuw organisatie. Het wordt een enorme klus om sollicitaties van duizenden mensen te verwerken en tot keuzes te komen. Maar er zijn heldere regels opgesteld verklaart Piet Koehorst, lid van de projectgroep vacaturevoorziening. Men moet niet te ongerust zijn, voor het overgrote deel van de groep is er plaats. Hij legt uit dat er een aantal rondes zijn, van bovenaf wordt het huis opgebouwd.

MJP februari 1994

Groot nieuws op de voorpagina: Op 8 februari 1994 is de GOR akkoord met de oprichting van de BU Brieven op 1 januari 1995. Het is wel een hoofdlijnen akkoord, er volgt nog wat nawerk. De heer Van Doorn mag zich nu directeur van de BU Brieven noemen, hij verklaart dat het overleg voortvarend is behandeld. Er is veel tussentijds overleg geweest. De GOR heeft externe steun van een adviseur gehad. De uitkomsten van de pilots en de rayonplannen worden later besproken. Dit was de meest ingrijpende bestuurlijke reorganisatie bij Post ooit verklaarde de voorzitter van de GOR. Het vacantstellingsproces kan van start. Bijzonder is dat het voorstel van de GOR om één extra rayon toe te voegen met enige aarzeling gevolgd wordt. Het worden er dus 27, ook Assen krijgt een rayonmanager. Er wordt met de grenzen in het noordoosten geschoven.  De GOR kon het punt dat in Noordoost Nederland de rayons qua omvang te groot zouden voldoende hard maken. Er zijn in deze regio per rayon relatief nu wel wat minder klein zakelijke klanten  (een criterium), maar andere argumenten tellen ook. De directeur van de BU Brieven heeft alle vertrouwen in de goede afloop.

Guus; Ondertussen ben ik vraagbaak voor allen die bezig zijn met denken en doen voor de inrichting van de BU Brieven. Zoals de opzet van de managementcontracten. Op 21 februari 1994 krijg ik de formele brief dat mijn functie vervalt. U moet solliciteren. Op 10 maart krijg ik de bevestiging dat ik gesolliciteerd heb op drie controlfuncties bij ITF. Projectleider zijn betekent dat je buiten de reguliere informatievoorziening  staat. Op 24 maart stuurt men mij onverwacht een brief dat ik op 29 maart van 8.45 uur tot 18.30 uur een individueel assessment programma moet volgen bij GITP in Tilburg. Blijkbaar was dat afgesproken, maar niet met mij. Zelden heb ik me zo beledigd en teleurgesteld gevoeld. Van de dag zelf herinner ik mij niets.

Gerard: Hoe het precies gegaan is weet ik niet meer precies. Ik kreeg als regiodirecteur de opdracht om zelf rayon 26 ( Groningen ) op te zetten. Inmiddels in een organisatie met 27 rayons. In het overleg met de medezeggenschap kwam er namelijk een 27 e rayon bij. Voor de rayons in de oude regio betekende dat een reshuffeling. Daar was ik goed en wel aan begonnen, toen ik werd gevraagd een managementprobleem bij de Holding KPN op te helpen lossen. Er was dikke bonje bij de noem het maar zelfstandige bestuurseenheid Bedrijfsgezondheidsdienst. Iedereen had met iedereen ruzie en de beoogde reorganisatie daar kwam niet van de grond. In een landelijke vergadering van rayonmanagers kreeg ik tussen lippen door een briefje in mijn hand geduwd waarin stond of ik dat wilde oplossen. Zo geschiedde. Ik werd belast met de leiding daar van wat later KPN Arbo is gaan heten. Ik viel van de ene in de andere reorganisatie. Na 3 jaar kwam ik weer terug bij Post als directeur ITF van de BU Brieven.

Linksboven: Er komen een aantal solicitatierondes om tot bezetting van de functie in de nieuwe organisatie te komen.

Links: Jef Gustings, directeur Informatietechnologie en Financiën

In dit boekwerk kon de doelgroep alle beschikbare functies van schaal 11 en hoger in de nieuwe organisatie vinden

Voorbeeld van (een deel van) een aanwijzingsbrief

Voor een behoorlijk aantal rayons werd alternatieve kantoorruimte gehuurd. Rayon 26 kon geplaatst worden op de beneden etages van de kantoortoren aan de Achterweg 1. In de laagbouw waren het EKP en het VC gevestigd.

Piet Drapers zou de allereerste directeur Distributie worden. Hier een foto uit MJP van november 1993

MJP april 1994

De reorganisatie zakt wat weg naar de binnenpagina’s. Eind februari kregen 3300 medewerkers een persoonlijke brief met de uitnodiging om te solliciteren. De eerste sollicitatieronde wordt op 1 mei afgerond. Die betreft de vacante functies op 11, 12, 13, PAO, vestigingsmanager en managers KS en SC. Er zijn nu 4000 formulieren binnen. Centraal zijn zes medewerkers bezig maar ook de regio’s ondersteunen. De eerste schifting is op basis van beoordeling en ervaring. Op directieniveau vindt coördinatie plaats, want voorkomen moet worden dat een medewerker die op drie functies solliciteert drie toezeggingen krijgt. Gesprekken vinden plaats tussen 4 en 20 april. Eind april komt het boek met de vacatures voor de schalen 8 tot en met 10.

Medewerkers van schaal 12 en hoger die in de eerste ronde niet geplaatst zijn worden direct overcompleet. De directeur Sociale Zaken Gérard Aben verwacht er heel wat. Overcomplete medewerkers worden aangemeld bij Job Consult, het interne arbeidsbureau. Dat zullen er zo’n 800 zijn.

Guus:Op 19 april krijg ik bericht dat ik “potentieel geschikt” ben voor twee controlfuncties.Ik ben voldoende bekend, krijg geen selectiegesprek. Op 9 mei is het vacatureberaad afgerond, op 17 mei krijg ik bericht dat ik benoemd ben tot controller van het Distributiebedrijf. Ik geloof dat ik direct begonnen ben (of eigenlijk al begonnen was).

MJP juni 1994

In een extra nieuwbrief gedateerd 24 juni 1994 wordt de lijst van de benoemingen van de eerste ronde bekend gemaakt.

MJP november 1994

De start moet nog plaatsvinden maar op de voorpagina lezen we als dat het proces naar rayonvorming goed verlopen is. Piet Drapers, de directeur Distributie Opvolger van de heer De Vilder) constateert dat er nog hard gewerkt moet gaan worden om de doelstellingen waar te maken en de overcompleet problematiek op te lossen. Achter de schermen wordt nog hard gewerkt, 100% operationeel mogen we op 1 januari nog niet verwachten. Maar Drapers vindt dat we op schema liggen. De personele invulling is gelukkig bijna rond. De administraties zullen ingericht zijn voor de rayonindeling. Hij signaleert de knip tussen collectie, transport en distributie. De ketenverantwoordelijkheid ligt niet meer bij de regiodirecteur maar bij EKP directeur, rayonmanager en de directeur transport. Een groot voordeel: men is gedwongen tot contact en afstemming. Dankzij goed overleg konden de rayonmanagers op tijd beginnen met hun inrichtingsplan. En natuurlijk moeten ze feitelijk nog beginnen met hun klanten te leren kennen en het contact met de vestigingsmanagers uit te bouwen. Zo’n 2500 mensen zijn inmiddels van functie veranderd en hebben dikwijls ook een andere werkplek. Er zijn nog een paar honderd mensen overcompleet, maar naar verwachting kan dit opgelost worden.

Punt van zorg van hem en uitdaging voor de rayonmanager is dat hij alle aspecten tegelijk moet managen. ‘A hell of a job’, maar als je het leuk vindt om zo een organisatie op te bouwen is dit een van de leukste banen bij PTT Post.

In een ander bericht lezen we dat de meeste Service Centra op 1 december 1994 al operationeel zijn. In totaal zullen hier 1170 taken werken. Het artikel splitst de taken in het SC in ondersteunen en adviseren; administratiekantoor en rapportagemaker. Het SC is opgesplitst in  vier afdelingen met eigen chefs: Personeelszaken, Kwaliteit en Organisatie; Financiën Administratie en Control; Algemene Zaken. Dit was een advies van de projectgroep, maar is in alle rayons geïmplementeerd. De vraag hoe groot het SC moest zijn is buitengewoon elegant opgelost (we geven het krediet aan Kees Klink). Elk SC heeft zes voltijdtaken vast plus 3,75% van het totale aantal voltijdstaken binnen het rayon. De slotconclusie is dat het concept werkt. Het draagt bij aan de professionalisering en vestigingsmanagers kunnen zich concentreren op kwaliteit en efficiency van hun eigen vestiging.

Guus: De formidabele Henk Meijer wordt mijn tweede man. We constateren dat we in feite alle kennis over begroten, systemen, contracten en sturing moeten gaan uitleggen in de rayons. Dat valt tegen! We toeren het hele land door om kennis over te dragen en te zorgen dat de rayons met fatsoenlijke begrotingen en contractvoorstellen komen. Ook voor een groot deel van de rayonmanagers is dit onbekend gebied.

Terugkijkend

Als we terug kijken naar deze reorganisatie moeten we zeggen dat we nooit een formele evaluatie of nacalculatie gezien hebben. Voor een deel was het ook een reorganisatie die min of meer verplicht was – de urgentie om de sorteerwerkzaamheden en transport te clusteren was groot. Postkantoren BV was uitgevaren dus de regio’s bleven achter met een relatief zware overhead. Door het hoofdkantoor werden de regio’s eerlijk gezegd als toch iets te eigenmachtig en topzwaar gezien. Kortom: de tijd was rijp voor deze reorganisatie. Per saldo beschouwen hem als succesvol. Maar succes duurt nooit lang. Aan het einde van het decennium kwam het concept van shared services op en begon de afbouw van de rayonorganisatie. Weer een aantal jaren werden de rayons geclusterd in area’s. Maar dat is een volgend verhaal.

Als ik privé terug kijk dan heb ik geleerd dat bij een reorganisatie zorgvuldig omgaan met mensen van het allergrootste belang is. Ik heb ook gezien dat managers vaak moeilijk door een uiterlijk van iemand heen kunnen kijken. Kan een valkuil zijn. Een ander verhaal is dat men sprak over uniformering en standaardisering. Maar men ging toch zijn eigen eilandjes bouwen. In 1998-1999 probeerden we weer tot standaarden te komen met de 27 rayons. De uitdrukking “bij ons ligt het anders” kon ik op een bepaald moment niet meer horen. Mijn conclusie was dat we die activiteiten dan maar zelf onder onze hoede moesten nemen. En zo ontstond de” shared service centrum” gedachte.

Gedurende vele jaren was Bernard de Vries voorzitter van de OR van de BU Brieven. We vroegen hem naar zijn herinneringen aan deze reorganisatie.

“Ik moet heel erg diep graven maar wat ik nog denk te weten is dat we dit redelijk normaal en ook prima vonden. Immers we gingen in 1989 van Dienst Commissie  en Districts Dienstcommissie naar OC en OR. En hadden we in de medezeggenschap in de vroege 90 er jaren de ontsluiting EKP en VC gehad. We kregen (in Groningen) plotseling 2 OC’s wat we daarvoor met één OC deden. Gaf voor ons in het begin ook veel verwarring. Plotseling twee directeuren in een gebouw (EKP en VC) en dus twee keer een ander beleid. Best duur eigenlijk. Komisch voorbeeld was bij ons, dat het EKP een alcoholvrij beleid had voor medewerkers en het VC absoluut niet. In de kerstperiode hadden postbodes van het VC het zeer naar de zin (salade-schotels met een biertje) en de medewerkers van het EKP kregen dit biertje dus niet. 

Dus ja het was prima dat we nu twee gescheiden echte organisaties kregen en dat gold zeker ook voor de Medeeggenschap. We liepen langzaam ook warm voor de ontvlechting (=sluiting) van de 12 EKP’n naar de zes sorteercentra. Wel moet opgemerkt worden (door mij) dat Briefpost 2000 in de uitvoering geen succes story was. Maar dat wist je.” 

 

 

  • 1 Samengevat wordt uit ringbanden met de jaargangen van het Management Journaal Post, een intern blad voor het management. Jaargangen 1993 en 1994

       2 A.T.Kearny “Door de bestuurlijke organisatie van de BU Briefpost te baseren op de bedrijfsprocessen verbetert de               bedrijfsvoering

Voor de echte liefhebber hier nog even het overzicht van de eerste benoemingen. Bron MJP januari 1994

Maak jouw eigen website met JouwWeb